Jak zwiększyć realizację programów profilaktycznych w POZ?

Najpierw policz lejek, nie „potencjał na oko”

W placówce może być duża populacja pacjentów kwalifikujących się do programu, ale to nie oznacza, że podobna liczba osób trafi do gabinetu. Warto rozdzielić co najmniej pięć etapów: populację możliwą do objęcia działaniem, pacjentów skutecznie skontaktowanych, osoby zainteresowane, umówione terminy oraz faktycznie zrealizowane świadczenia.

Dopiero ten podział pokazuje, gdzie znika największa część potencjału. Jeżeli kontakt jest skuteczny, ale pacjenci nie pojawiają się na wizytach, problemem może być termin, sposób przypomnienia albo zbyt długi czas od rozmowy do wizyty. Jeżeli większości osób nie udaje się w ogóle skontaktować, trzeba pracować nad bazą danych, kanałami i częstotliwością prób.

1. Wybierz jeden program do pilotażu

Najgorszym scenariuszem jest jednoczesne uruchomienie kilku akcji bez zasobów do ich obsługi. Pilotaż powinien mieć jasny zakres: określoną grupę pacjentów, konkretny horyzont czasowy i przypisane terminy. Dzięki temu po kilku iteracjach wiadomo, ile kontaktów i wizyt placówka jest w stanie obsłużyć bez zaburzenia bieżącej pracy.

2. Oddziel aktywizację od rejestracji bieżącej

Rejestracja w POZ pracuje reaktywnie: odbiera telefony, obsługuje pacjentów i rozwiązuje bieżące problemy. Aktywizacja profilaktyki wymaga pracy proaktywnej i powtarzalnej. Jeżeli oba procesy prowadzi ten sam zespół bez wydzielonych godzin lub odpowiedzialności, profilaktyka zwykle przegrywa z pilniejszymi zadaniami.

3. Zbuduj dostępne okna zanim zaczniesz dzwonić

Kontakt z pacjentem bez możliwości szybkiego zaproponowania terminu obniża skuteczność. Przed startem kampanii warto ustalić realną przepustowość: ile wizyt dziennie lub tygodniowo placówka może przyjąć, kto je realizuje i co dzieje się w przypadku nieobecności pacjenta.

4. Pilnuj „domknięcia” świadczenia

W programach wieloetapowych sama pierwsza wizyta nie oznacza jeszcze zakończenia procesu. Pacjent może wymagać badań, kolejnego kontaktu, bilansu, edukacji albo innego elementu ścieżki. Warto prowadzić statusy i regularnie identyfikować przypadki, które zatrzymały się pomiędzy etapami.

5. Raportuj wskaźniki, na które zespół ma wpływ

Dobry raport operacyjny nie powinien ograniczać się do przychodu. W pierwszej kolejności pokazuje skuteczność kontaktu, odsetek umówień, frekwencję i poziom ukończenia procesu. Dzięki temu wiadomo, co poprawić w następnej iteracji.